14 tips til at organisere din Gmail-indbakke

At administrere dine e-mails virker som en af de opgaver, du altid planlægger at udføre, når du får tid, men det bliver faktisk aldrig gjort. Flere og flere e-mails bliver ved med at oversvømme din indbakke, hvilket gør det svært og tidskrævende at finde det, du leder efter. Faktisk bruger du måske mere tid på at søge efter de rigtige e-mails end på at læse dem.

Dette gælder, selvom du stoler på Gmail, som har flere smarte funktioner, såsom etiketter og filtre, for at gøre e-mail-administration nemmere. Men vi er her for at fortælle dig, at det er meget nemmere at organisere din Gmail-indbakke, end du tror, og det giver flere fordele, såsom bedre tidsstyring, forbedret produktivitet og forbedret kommunikation.

Og disse fordele kan igen hjælpe med at lindre din stress forårsaget af en overbelastet indbakke. Bare følg de tips, vi har delt i dette indlæg, og snart vil du have en renere, nemmere at bruge Gmail-indbakke sammen med fuldstændig ro i sindet.

Sørg for, at relevante e-mails vises øverst

En indbakke fuld af e-mails kan være svær at navigere og kan gøre det ret udfordrende at finde de oplysninger, du har brug for. For at undgå dette skal du sørge for, at dine relevante e-mails vises øverst. Du kan gøre det ved at bruge de funktioner, der er indbygget i Gmail.

Som standard tilbyder Gmail dig fem muligheder for at organisere dine e-mails – Vigtigt først, Ulæst først, Stjernemarkeret først, Prioriteret indbakke og Flere indbakker. Følg disse trin for at ændre, hvilke e-mails der vises først.

Klik på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne af din Gmail-indbakke og derefter på knappen ‘Se alle indstillinger’.

Når hovedsiden Indstillinger åbnes, skal du skifte til fanen ‘Indbakke’. Vælg derefter din foretrukne indbakke fra indstillingen ‘Indbakketype’.

Vælg muligheden “Vigtigt først” for at lade Gmail vise dig e-mails, som den mener er vigtigst. Alternativt kan du vælge at se ulæste eller stjernemarkerede beskeder først. Du kan også indstille den til Prioritetsindbakke, som giver Gmail mulighed for at lære, hvilke e-mails du oftest interagerer med, så den kan vise dem øverst.

Tilpas din indbakkevisning

Med Gmail kan du tilpasse din indbakke på en række forskellige måder. Du kan f.eks. vælge, hvordan e-mail-beskeder vises.

Klik på tandhjulsikonet for at åbne panelet Indstillinger.
Vælg mellem visningerne Standard, Komfortabel og Kompakt. Standardindstillingen viser navnet på afsenderen og typen af vedhæftet fil under emnet. Du kan åbne vedhæftede filer direkte fra din indbakke med denne visning.

Indstillingen Komfortabel lader dig vide, at vedhæftede filer er til stede ved hjælp af et papirclips-ikon, men lader dig ikke åbne vedhæftede filer direkte. Endelig giver muligheden Kompakt dig mulighed for at se flere e-mail-beskeder på skærmen.

Brug spam-knappen

Ved hjælp af kunstig intelligens bestemmer Gmail automatisk, hvilke e-mails der er uønskede og spam, hvilket forhindrer dem i at gå ind i din indbakke. Når det er sagt, kan spam-mail nogle gange stadig komme igennem og nå din indbakke, hvilket fører til rod og distraherer dig fra at finde de oplysninger, du har brug for.

Dette kan ske, når Gmail ikke genkender disse e-mails som spam. Løsningen i dette tilfælde er at markere disse e-mails som spam ved hjælp af den medfølgende knap.

Klik på afkrydsningsfeltet ud for den e-mail, du vil markere som spam, for at vælge beskeden.

Dette vil vise dig et par knapper øverst. Klik på knappen, der vises som et udråbstegn i en cirkel for at markere e-mailen som spam.

Nu sender Gmail automatisk alle lignende e-mails fra afsenderen til spam-mappen, hvilket hjælper med at holde din indbakke ren. Alternativt, hvis du anser en e-mail for nyttig, men den er blevet markeret som spam af Gmail, kan du også informere den om, at den ikke er spam.

Gør brug af filtre

At have masser af e-mails betyder, at det ikke vil være muligt for dig at sortere dem alle manuelt og beslutte, hvilke der er nyttige. Det behøver du heldigvis ikke med filtre. Du kan bare lade Gmail vide, hvilke e-mails du ønsker i en bestemt kategori ved at oprette filtre til dem.

For at oprette et filter skal du gå ind i Gmail-indstillinger og klikke på fanen ‘Filtre og blokerede adresser’.

Klik derefter på ‘Opret et nyt filter’.

Gmail giver dig mulighed for at vælge, hvad filteret skal gøre. Du kan vælge e-mails fra bestemte personer eller indeholdende specifikke ord, e-mailstørrelse og endda om de har vedhæftede filer. Det kan sende e-mails direkte til arkiverne uden at gå ind i din indbakke, eller automatisk markere e-mails som læst.

Du kan oprette forskellige filtre til dine e-mails for at sikre, at kun relevante e-mails ender i din indbakke, hvilket gør det nemt at se dem, når du har brug for dem uden at spilde tid.

Slip af med ubrugte faner

Som standard tilbyder Gmail fem faner, som det kategoriserer dine e-mails i. Disse omfatter fanerne primære, sociale, fora, opdateringer og kampagner. Gmail placerer automatisk forskellige e-mails under passende faner, hvilket hjælper med at reducere rod forårsaget af nyhedsbreve, salgsfremmende e-mails og andre.

Det er dog ikke alle, der har brug for alle fem faner, i hvilket tilfælde de ekstra faner måske kun tilføjer rod. I sådanne situationer kan du deaktivere de faner, du ikke bruger, ved at gå ind i Gmail-indstillingerne.

På siden Indstillinger skal du klikke på fanen ‘Etiketter’ og rulle ned til sektionen ‘Kategorier’.
Her kan du vælge at vise eller skjule kategorifanerne i henhold til dine krav ved at klikke på de respektive knapper.

At have færre faner vil også gøre det nemmere at tjekke dine e-mails oftere, så du kan slette dem, du ikke har brug for.

Arkiver e-mails

Du har to muligheder, når det kommer til at fjerne e-mails, som du ikke længere interagerer med. Den første er at slette dem, hvilket flytter dem til ‘Trash’-mappen, hvorfra de fjernes permanent efter 30 dage. Den anden mulighed er at arkivere dem, hvilket flytter dem til ‘Arkiv’-mappen.

Arkivering af e-mails betyder, at de fjernes fra din indbakke, men ikke slettes. Du kan stadig søge efter dem, hvis du har brug for dem, og du finder dem under fanen ‘All Mail’. Arkivering hjælper dig med at gemme e-mails, du måske ikke har brug for i øjeblikket, uden at tillade dem at skabe rod i din indbakke.

For at arkivere en e-mail skal du blot holde markøren over den, og du vil se arkiveringsknappen til højre. Klik på den for at arkivere den.

Alternativt kan du klikke på de tre prikker øverst til højre, og du får forskellige muligheder, der lader dig organisere dine e-mails.

Klik på ‘Arkiver alle synlige elementer’ for at arkivere alle e-mail-beskeder i din Gmail-indbakke.

Du kan endda vælge e-mails fra specifikke afsendere og arkivere dem i bulk, hvilket hurtigt frigør plads i din indbakke.

Aktiver skrivebordsmeddelelser

Vil du holde styr på e-mails, når de kommer, så du straks kan tage den nødvendige handling? Hvis det er tilfældet, kan du overveje at aktivere Gmail-skrivebordsmeddelelser. Denne funktion lader dig vide, hver gang en e-mail ankommer i din indbakke, så du kan administrere e-mails i realtid.

For at aktivere skrivebordsmeddelelser skal du åbne siden med Gmail-indstillinger og rulle ned til indstillingen ‘Skrivebordsmeddelelser’ på fanen ‘Generelt’.

Her kan du vælge at slå notifikationer til for alle e-mails eller kun for vigtige. Du kan endda tilpasse e-mail-beskedlydene herfra. Når du er færdig, skal du rulle ned og gemme dine ændringer.

For at få det fulde udbytte af Gmails skrivebordsnotifikationer skal du også slå browsermeddelelser til, hvis de er slået fra. Når du har aktiveret det, kan du læse, slette, arkivere eller svare på e-mails, så snart de ankommer i din indbakke.

Slå e-mailsamtaler fra

Du kan ofte finde dig selv i e-mail-samtaler, der ikke nødvendigvis involverer dig, eller dem, som du ikke finder særlig vigtige i øjeblikket. Selvom du altid kan forlade, er en anden mulighed at slå samtaletråden fra, hvilket forhindrer opdateringer i konstant at dukke op og distrahere dig.

Hvis samtaler ignoreres, forhindres nye beskeder i at blive vist, men de vil stadig nå dig. Du kan finde dem i arkiverne. Det betyder, at hvis du vil, kan du altid tjekke dem senere eller søge efter en specifik e-mail, når det er nødvendigt.

For at ignorere en samtaletråd skal du klikke på afkrydsningsfeltet til venstre for den e-mailtråd, du vil slå lyden fra, for at vælge den, og derefter klikke på de tre prikker øverst.

Den rullemenu, der vises, vil indeholde indstillingen mute; klik på den for at slå lyden fra i samtalen.

Eventuelle nye beskeder i samtalen vises ikke i din indbakke og vil i stedet blive sendt direkte til arkiverne. Du kan nemt finde dæmpede beskeder ved at skrive is:mutedi søgefeltet.

Stjerne vigtige e-mails

Gmail gør et ret godt stykke arbejde med at afgøre, hvilke e-mails der kan være vigtige for dig i sig selv, og tilføjer en gul ‘Vigtighedsmarkør’ ud for dem. Der er dog stadig tidspunkter, hvor det muligvis ikke er i stand til at gøre det korrekt. Heldigvis kan du stadig fortælle det, hvilke e-mails der er vigtige ved at stjernemarkere dem.

Mens Gmail tilføjer vigtighedsmarkører til hele e-mail-tråde, kan du tilføje stjerner til individuelle e-mails i en tråd. Hvis du gør det, hjælper det dig med at søge efter specifikke e-mails hurtigere og med minimalt besvær.

For at tilføje en stjerne skal du blot klikke på stjerneikonet ved siden af en e-mail i din Gmail-indbakke.

Når du er færdig med en e-mail-tråd, kan du fjerne stjernen ved at klikke på stjerneikonet igen.

Efterhånden som du fortsætter med at tilføje og fjerne stjerner, bliver Gmail bedre til at registrere, hvilke beskeder der er vigtige for dig. Du kan få adgang til alle dine stjernemarkerede e-mails fra indstillingen ‘Stjernemarkeret’ i venstre panel af din indbakke.

Brug etiketter til at organisere dine e-mails

Gmail bruger etiketter til at adskille e-mails i forskellige kategorier, såsom indbakke, papirkurv og kladder. Det lader dig også oprette dine egne etiketter, og du kan endda tilføje mere end én etiket til en e-mail. Etiketter fungerer som tags, hvilket gør det nemt for dig at finde den rigtige besked, og du kan endda indlejre labels som undermapper.

En etiket kan være på 225 tegn og kan farvekodes for bedre synlighed. Og du kan konfigurere Gmail, så den tilføjer etiketter til e-mails automatisk, når de ankommer.

For at oprette en etiket skal du rulle ned i venstre side af din Gmail-indbakke, indtil du kommer til sektionen “Etiketter”. Klik på ‘+’-ikonet for at oprette en ny etiket.

I boksen, der kommer frem, kan du vælge etiketnavnet, og om du vil indlejre det under eksisterende etiketter. Klik på knappen ‘Opret’ for at oprette etiketten.

Brug af etiketter kan gøre tingene lettere, når det kommer til at organisere din Gmail-indbakke, men de bør bruges strategisk. Selvom du kan oprette adskillige etiketter, vil for mange etiketter resultere i det samme problem, så den rigtige balance er afgørende. Eller du kan stole på tredjepartsapplikationer, der hjælper dig med at tilføje etiketter som faner for nem adgang.

Prøv flere indbakker

Gmail har en funktion kaldet Flere indbakker, som lader dig administrere flere Gmail-konti gennem en samlet indbakke. Da der ikke er nogen grænse for antallet af Gmail-konti, du kan oprette, kan du have separate konti til hjemmet og arbejdet og administrere dem med flere indbakker.

For at aktivere flere indbakker skal du åbne din Gmail og klikke på tandhjulsikonet for at få adgang til indstillingerne.
Rul ned til afsnittet ‘Indbakketype’, og klik på indstillingen ‘Flere indbakker’. Aktivering af dette vil lade dig oprette flere ruder for forskellige e-mail-kategorier, såsom emne, type, afsender osv.

Du kan også vælge, at bestemte e-mails skal vises i en anden postkasse og konfigurere hver sektion baseret på dine prioriteter. Funktionen Flere indbakker hjælper med at give et renere overblik over forskellige e-mail-kategorier, hvilket giver en hurtigere brugeroplevelse.

Aktiver Nudges i Gmail

Hvis du får mange spam-e-mails, er chancerne for, at du er gået glip af et par vigtige, når du forsøger at undgå spam. Nudge-funktionen i Gmail kan hjælpe dig i sådanne tilfælde ved at minde dig om vigtige e-mail-beskeder, der kræver din opmærksomhed. Den kører på en algoritme, der bringer e-mails, der kræver et svar fra dig eller den anden part, til toppen af din indbakke.

Funktionen kan være ret praktisk, hvis du har brug for en påmindelse om at sende svar eller opfølgende e-mails.

For at aktivere Nudges skal du gå ind i Gmail-indstillingerne og rulle ned, mens du er på fanen ‘Generelt’, indtil du når sektionen ‘Nudges’.
Klik på afkrydsningsfeltet for at aktivere Nudges for både e-mails, der kræver svar og opfølgende forslag.

Når du har slået Nudges til, vil Gmail automatisk bringe e-mails, der kræver et svar, øverst i din indbakke. Det vil foreslå e-mails, som du måske har glemt at svare på, såvel som dem, der kræver at du sender en opfølgende e-mail. Du kan således hurtigt håndtere e-mails efter behov, i stedet for at lade dem hobe sig op i din indbakke.

Brug Hashtags i Gmail

Som vi har forklaret ovenfor, kan du oprette etiketter for nemt at organisere og administrere dine e-mail-beskeder. Men hvis du vil gå et skridt videre, kan du også bruge hashtags, når du skriver e-mails og så bruge disse til nemt at søge efter specifikke e-mails i din indbakke.

For eksempel kan du sende en e-mail til en klient vedrørende et projekt og kan bruge #opfølgning, #projektdetaljer, #navn-på-projektet osv. hashtags i slutningen af beskeden.

At søge efter e-mails, der er begrænset til dette emne, kræver nu kun at søge efter disse hashtags i søgefeltet.

Når du indtaster hashtags i søgefeltet, vil alle e-mails, der indeholder disse hashtags, blive vist i søgeresultaterne. Du behøver ikke længere manuelt at sortere tonsvis af e-mails for at komme til den, du har brug for.

Opret flere Gmail-aliaser

Du kan oprette flere versioner af din e-mailadresse i Gmail ved hjælp af “+” tegnet og forskellige kombinationer af tal og ord. Dette vil lade dig filtrere e-mails fra forskellige afsendere, hvilket hjælper med at holde din indbakke ren og rodfri. Bare sørg for at oprette unikke aliaser, når du tilmelder dig.

Tilføjelse af ‘+any.alias’ til din e-mail-adresse vil tillade e-mails at nå din indbakke. For eksempel, hvis din e-mail er johndoe@gmail.com, kan du oprette forskellige versioner af den, såsom johndoe+friends@gmail.com eller johndoe+work@gmail.com.

Og du kan simpelthen filtrere e-mails og sortere vigtige beskeder fra uønsket post. Du kan dele en specifik e-mailadresse, der indeholder ‘+’-tegnet, med personer som tætte kontakter for at sikre, at disse beskeder når din prioriterede indbakke.

Det er en god idé at gøre dine e-mail-aliasser selvforklarende, så du husker formålet, du oprettede dem til. Dette tip er også nyttigt til at administrere ting som abonnementer, der er forbundet med din konto, da du kan oprette en specifik gruppe for hvert alias.

De tips, vi har delt her, kan hjælpe dig med at organisere din Gmail-indbakke hurtigt og nemt, hvilket gør e-mailadministration til en leg. Næsten hver af disse er nem at prøve og implementere og tager kun et par sekunder. Og du kan endda prøve et par af disse, når du bruger Gmail på mobile enheder.

Hvis du leder efter flere muligheder, der kan gøre det nemmere at organisere din Gmail-indbakke, er der flere browserudvidelser og tilføjelser, som kan være værd at tjekke ud, som den nedenfor.